Wertbeitrag des Einkaufs in Abschwung-Phasen

Wenn die konjunkturellen Rahmenbedingungen sich ändern, dann muss auch der Einkauf seine Ziele und Maßnahmen der neuen Situation anpassen.

Neufokussierung der Beschaffungsziele

Boomphasen und konjunkturelle Flauten haben ihre jeweils eigenen Herausforderungen für die Unternehmen insgesamt und den Einkauf im speziellen. Vorgaben der Geschäftsleitung und der Fokus der Beschaffungsziele wandern von Lieferzeiten und Verfügbarkeit, die im Boom dominierten, verstärkt hin zur Reduzierung von Kosten, Beständen und Kapitalbindung. Langfristig sollte das Ziel sein, die Widerstandsfähigkeit der Beschaffungsorganisation gegen die Volatilität externer Rahmenbedingungen insgesamt zu verbessern, dennoch kommt der Einkauf in Phasen des konjunkturellen Abschwungs nicht daran vorbei ad hoc bestimmte Anpassungen vorzunehmen.

Bestände und Kapitalbindung

Wiederbeschaffungszeiten werden bei nachlassender Konjunktur in der Regel kürzer. Es kann manchmal etwas dauern bis sich eine angespannte Marktsituation aus einem vorangegangenen Boom bereinigt, aber dann besteht Anpassungsbedarf, denn Bestände und Bestellobligo sind letztlich Funktionen der Wiederbeschaffungszeit. Daher gilt es, die Wiederbeschaffungszeiten im System zu prüfen und ggfs. zu aktualisieren und die Dispositionsparameter anzupassen, weil ansonsten auch weiterhin zu früh bestellt wird und zu hohe Werte für den Sicherheitsbestand neue Bestellvorschläge auslösen. Das Bestellobligo und der vorhandene Bestellbestand sollten auf einen möglichen Anpassungsbedarf überprüft werden und falls Handlungsbedarf erkennbar ist, sollte versucht werden Liefertermine zu verschieben, wenn die vertraglichen Vereinbarungen mit dem Lieferanten das zulassen. Gleiches gilt es zu prüfen, falls größere Kundenaufträge verschoben oder storniert werden.

Einkaufspreise

In Boomphasen verzichtet kein Lieferant auf Marge, insofern sind Angebotspreise, die in dieser Zeit zustande gekommen sind, oft nicht besonders attraktiv. Laufende Verträge sollte man natürlich einhalten, bei Neuvergaben sollten aber keine Preise aus der Boomphase ungeprüft übernommen werden, sondern der Bedarf ggfs. neu angefragt oder ausgeschrieben werden. Im Projektgeschäft, wo zwischen Angebot und Auftragserteilung oft viel Zeit vergeht, sollten alte Angebote aus der Boomphase aktualisiert werden. Konjunkturbedingt nachgebende Vormaterialpreise eröffnen zudem vielfach Spielraum auch mit Lieferanten zu sprechen und je nach Ausgangslage Preissenkungen einzufordern.

Vertragsgestaltung

Grundsätzlich sollte bei der Vertragsgestaltung und den Bindungsfristen immer eine Kongruenz zwischen den Verpflichtungen auf der Vertriebsseite und der Einkaufsseite des Unternehmens angestrebt werden. Das gilt insbesondere aber wenn Marktbedingungen zwischen Expansion und Kontraktion wechseln. Dazu gehört es Gewährleistungszeiten zu harmonisieren, Abnahmefristen flexibler zu gestalten oder unter Umständen Preisanpassungsklauseln bei langfristigen Verträgen in Betracht zu ziehen.